Un flujo de caja estable le permite invertir en maquinaria, contratar y formar personal, ampliar las instalaciones, experimentar con diferentes clientes y condiciones contractuales, y entrar en nuevos mercados: todo lo que le ayudará a hacer crecer su negocio.
En palabras de un empresario exitoso, las ganancias pueden ser opcionales, pero el efectivo es obligatorio.
Todas las decisiones relacionadas con los clientes y los contratos afectan a la cantidad de efectivo que genera la empresa. A los propietarios de pymes no les gusta perder pedidos. El miedo a perder un pedido a veces nubla las decisiones sobre la rentabilidad del mismo o su capacidad para generar más negocio. Al ser el responsable final de la toma de decisiones, es difícil negociar con los departamentos de compras de las grandes empresas.
La elección de los clientes es crucial, y es importante decir ‘no’ a los malos clientes, es decir, aquellos que no pagan lo suficiente, retrasan los pagos y rechazan su producto o servicio sin una razón creíble. Es importante revisar los contratos con una rentabilidad subóptima, especialmente aquellos con antiguos clientes ‘fieles’ con condiciones contractuales generosas, por ejemplo, plazos de crédito de 90 días, que tienen un costo, tanto en términos de pagos de intereses como de pérdida de negocios más rentables.
La importancia de un contrato sólido
Las exportaciones representan un porcentaje significativo para varias pymes. Aunque los empresarios suelen controlar los nuevos costos operativos (en términos de logística) y los plazos (en lo que respecta a las aduanas), pueden experimentar problemas de flujo de caja debido a las fluctuaciones de los tipos de cambio.
El modelo contractual predominante en la industria manufacturera, en el que las tarifas se reducían cada año con la expectativa de una mayor productividad, fue impulsado por primera vez por Maruti. Algunos fabricantes progresistas aprovecharon esta externalidad para iniciar empresas conjuntas globales y desarrollar procesos de fabricación frugales de clase mundial. Siguen gestionando de cerca la productividad, el inventario y las cuentas por cobrar, e invitan a los trabajadores a participar para reducir costos y optimizar los insumos.
Invertir en activos: lo que se debe y no se debe hacer
Los empresarios de las pymes suelen estirar sus limitadas reservas de efectivo para invertir en instalaciones de ‘clase mundial’. En varios casos, las inversiones realizadas en instalaciones para cumplir con las especificaciones de los compradores ignoran la capacidad y la utilización de la misma. Los propietarios de las pymes toman estas decisiones basándose en su intuición, en lugar de en un análisis financiero bien informado que justifique el retorno de la inversión.
En los primeros años de supervivencia, la necesidad debe impulsar la inversión. Los clientes pagan por los productos entregados al costo, la calidad y el tiempo acordados en el contrato, no por si se han utilizado máquinas caras para cumplir con los requisitos.
Dicho esto, invierta en las mejores máquinas, siempre que sea posible. Una vida útil más larga, una mayor calidad y unos menores costos de mantenimiento compensan con creces el mayor gasto inicial. Los veteranos del sector comparten varias anécdotas: por ejemplo, las máquinas chinas, que cuestan un 10 % del precio de las máquinas alemanas o japonesas, simplemente no son tan precisas.
El crédito obtenido a tasas de interés a corto plazo a menudo se desvía hacia la creación de activos a largo plazo. Aunque en ocasiones es necesario, este comportamiento repetido supone una carga de intereses excesivamente elevada para los flujos de efectivo de su negocio actual.
Cómo deben endeudarse las pymes
El acceso al capital es un reto. En la mayoría de los casos, los emprendedores piensan que el problema al que se enfrentan es cómo obtener fondos. Pero el problema radica en el hecho de que, lo que es más importante, no tienen una visión clara de por qué están obteniendo fondos. Obtener cualquier tipo de capital tiene un costo, y los planes de negocio que justifiquen los rendimientos deben ser un precursor de la obtención de capital.
La mayoría de las pymes no tienen el ‘lujo’ de poder recurrir al capital de riesgo. Este sigue siendo el pilar de los sectores atractivos, de rápido crecimiento y con una salida a bolsa en siete años, normalmente impulsados por la tecnología. La inversión de capital está disponible a través de socios estratégicos o empresas de capital privado, especialmente si se dirige un negocio con un buen historial en un sector de alto crecimiento.
El capital es caro, implica propiedad compartida, un ‘matrimonio’ difícil de disolver y tiene implicaciones a largo plazo. Los propietarios de pymes no se dan cuenta hasta más tarde de que estos inversionistas solo están interesados en las ganancias financieras.
La deuda garantizada y no garantizada es el elemento básico para las pymes. Los bancos están inundados de capital, y un sector bancario dinámico ofrece numerosas opciones a las pymes. Últimamente, la deuda no está de moda, ya que plantea problemas de procedimiento y cumplimiento normativo, mientras que el glamour y la aparente facilidad de obtener capital de ‘inversores’ resultan más atractivos.
Argumentos a favor de los KPI
Es necesario promover indicadores clave de rendimiento (KPI) integrales en todos los niveles. La inversión constante y continua en la capacitación del personal, con especial atención a los sistemas, los procesos y la calidad, garantiza el cumplimiento de los KPI y la obtención de los máximos beneficios.
Existen varias herramientas de software que permiten realizar un seguimiento de la actividad y generar informes diarios, o incluso por hora. Las herramientas que realizan un seguimiento del tiempo de actividad de las máquinas y de su uso las 24 horas del día repercuten en la productividad. En un caso concreto, el turno de noche duplicó la productividad con respecto a los niveles anteriores. Los sistemas de contabilidad realizan un seguimiento de las finanzas y ofrecen la posibilidad de realizar análisis plurianuales, identificar las medidas correctivas que deben adoptarse y elaborar planes de negocio y proyecciones para el futuro.
“Las empresas emergentes están creando herramientas innovadoras en todas las funciones: agregando las compras en línea para conseguir mejores ofertas y más oportunas, implementando soluciones basadas en el IoT para supervisar la puntualidad y la eficiencia energética, y muchas otras.
Muchos de ellos aún no se utilizan de manera eficaz. Los datos de cada decisión empresarial están disponibles, pero el empresario parece perdido en el laberinto de datos y tiende a ignorarlos. Muchas pymes implementan software y herramientas de proceso populares, como ERP, para recopilar diversos datos empresariales. Sin embargo, muy pocos de estos programas se utilizan realmente y se invierte muy poco tiempo en revisarlos periódicamente para tomar decisiones correctivas que maximicen los beneficios y/o minimicen los costos.
Según un empresario de alto nivel que dirige una gran empresa manufacturera, se utiliza menos del cinco por ciento de la funcionalidad del software adquirido. Su objetivo era utilizar alrededor del 20 por ciento de la funcionalidad, lo mejor en su sector, lo que se tradujo en una mayor calidad, menos rechazos, una mayor reutilización y automatización, y mayores ganancias.
El enfoque
Los emprendedores, principalmente los tecnócratas, invierten tiempo en áreas y operaciones fundamentales, incluso después de 20 años dirigiendo su negocio. Esto tiene dos implicaciones importantes:
En primer lugar, los emprendedores operan como ‘propietarios-gerentes’, es decir, invierten tiempo y energía en gestionar el negocio más que en poseerlo. Dedican más tiempo a hacer que a revisar, a optimizar los costos internos que a actividades externas generadoras de ingresos/beneficios.
En segundo lugar, al no existir una formación reglada en gestión del flujo de caja, esta área se delega en un auditor externo o en un contador público junior, que se reúne con el empresario con poca frecuencia y limita su asesoramiento al cumplimiento de la normativa gubernamental y/o a la minimización del pago de impuestos. A menudo, el empresario no aprecia el poder de los datos y la información que se derivan de los estados financieros de su propia empresa, ni la necesidad de obtener asesoramiento estratégico para posicionar la empresa de cara al crecimiento futuro frente a la optimización para ahorrar impuestos.
Para crecer, hay que centrarse en aumentar los ingresos, complementándolo con sistemas adecuados de gestión del flujo de caja y una apreciación de los conceptos contables que traducen los ingresos en resultados sólidos. El efectivo en el banco le permite invertir en maquinaria, contratar y formar personal, ampliar las instalaciones, experimentar con diferentes clientes y condiciones contractuales, entrar en nuevos mercados... todo lo que le ayude a hacer crecer su negocio.
Autores:
Vijay Ladha: Vijay es empresario y mentor empresarial. Se especializa en aspectos contables y legales de los negocios, utilizando las cuentas como herramientas para la toma de decisiones, la mentoría empresarial, el emprendimiento social y la evaluación de planes de negocio.
Anubhav GeraAnubhav es vicepresidente de NEN, Fundación Wadhwani, y se especializa en la adquisición de nuevos clientes, la gestión estratégica de cuentas, la negociación y estructuración de contratos, y el establecimiento de relaciones con los clientes.
